❓ FAQ – Кассовая система APKassa

Структура, роли и возможности системы. Здесь вы найдёте ответы на часто задаваемые вопросы.

🏢 Организационная структура

APKassa построена на принципе мультитенантности – каждая организация (юридическое лицо) работает изолированно.

Организация (юр. лицо) ├── Кассы (терминалы) │ ├── Касса 1 │ └── Касса 2 ├── Сотрудники │ ├── Администратор (главный) │ ├── Менеджер │ ├── Старший смены │ ├── Повар │ └── Курьер └── Товары, заказы, клиенты, финансы

Каждая организация имеет свои:

Товары и категории
Заказы и клиентов
Сотрудников и кассы
Финансовые отчёты
Настройки (ЮKassa, доставка и т.д.)

👤 Роли и их возможности

В системе предусмотрены следующие роли. Каждая роль имеет строго определённый набор прав.

Администратор

Полный контроль над системой, всеми организациями и пользователями.

Управление всеми организациями
Создание/удаление касс и сотрудников
Настройка интеграций (ЮKassa)
Доступ ко всем отчётам
Просмотр и редактирование любых заказов
Управление товарами и категориями
Системные настройки

Менеджер

Управление операционной деятельностью в рамках своей организации.

Управление товарами и категориями
Просмотр и редактирование заказов
Управление сотрудниками (кроме админов)
Доступ к отчётам по организации
Назначение задач
Работа с клиентами

Старший смены

Оперативное управление сменой: приём товара, сборка заказов, доставка.

Приём товара (оприходование)
Сборка заказов (изменение статуса)
Передача заказов на доставку
Управление задачами
Формирование и отправка отчётов
Просмотр заказов организации

Повар

Ответственный за приготовление блюд.

Просмотр заказов, ожидающих приготовления
Отметка готовности блюд
Уведомления о новых заказах

Курьер

Доставка заказов.

Просмотр заказов, готовых к доставке
Отметка о доставке
Маршруты и списки заказов

Кассир

Работа с кассовым терминалом и продажами.

Продажа товаров
Приём оплат
Просмотр заказов на своей кассе
Закрытие смены

📋 Таблица ролей и доступа к разделам

Раздел / Функция	Админ	Менеджер	Ст. смены	Повар	Курьер	Кассир
Управление организациями	✅	❌	❌	❌	❌	❌
Управление товарами	✅	✅	❌	❌	❌	❌
Управление сотрудниками	✅	✅	❌	❌	❌	❌
Просмотр всех заказов	✅	✅	✅	✅ (только свои)	✅ (только свои)	✅ (своя касса)
Изменение статуса заказа	✅	✅	✅	✅ (только свои)	✅ (только свои)	❌
Приём товара (оприходование)	✅	✅	✅	❌	❌	❌
Управление задачами	✅	✅	✅	✅ (только свои)	❌	❌
Формирование отчётов	✅	✅	✅	❌	❌	❌
Продажи на кассе	✅	✅	❌	❌	❌	✅
Доступ к финансовым настройкам	✅	❌	❌	❌	❌	❌

❓ Часто задаваемые вопросы

Как добавить новую организацию? ▼

Перейдите в раздел «Организации» в панели администратора. Нажмите «Добавить организацию», заполните поля (название, адрес, ИНН, расчётный счёт, сайт, структура, логотип) и сохраните. Только администратор имеет право создавать организации.

Как назначить роль сотруднику? ▼

В разделе «Сотрудники» выберите организацию, затем нажмите «Добавить сотрудника» или отредактируйте существующего. В поле «Роль» выберите нужную роль (администратор, менеджер, старший смены, повар, курьер, кассир).

Что может делать старший смены? ▼

Старший смены отвечает за оперативное управление: приём товара (оприходование), сборку заказов, передачу на доставку, управление задачами, формирование отчётов и отправку их менеджеру или администратору. У него нет доступа к товарам и сотрудникам, только к операционным задачам.

Как отправить отчёт менеджеру? ▼

В разделе «Отчёт» выберите период, затем в блоке «Отправить отчёт» выберите получателя из списка или введите email вручную. Нажмите «Отправить отчёт» – письмо с данными отчёта будет отправлено.

Как увидеть заказы своей организации? ▼

Все сотрудники видят заказы только своей организации (изоляция данных). Перейдите в раздел «Заказы». Если вы администратор или менеджер, можете переключать организации в верхнем селекторе.

Как добавить товар? ▼

Перейдите в раздел «Товары» (доступен администратору и менеджеру). Нажмите «Добавить товар», заполните поля (название, цена, категория, остаток) и сохраните. Товар будет доступен в кассе и интернет-магазине.

Как настроить интеграцию с ЮKassa? ▼

В разделе «Настройки кассы» выберите нужную кассу. В полях «Идентификатор магазина ЮKassa» и «Секретный ключ ЮKassa» укажите данные из личного кабинета ЮKassa. Только администратор имеет доступ к этим настройкам.

Что такое «оприходование товара»? ▼

Оприходование – это приём товара на склад. В разделе «Приход товара» (доступен менеджеру и старшему смены) вы выбираете товар, указываете количество, цену, поставщика – остаток товара увеличивается, и запись сохраняется в историю приходов.

Как создать задачу для сотрудника? ▼

В разделе «Задачи» нажмите «Добавить задачу», укажите название, описание, приоритет, срок и назначьте сотрудника. Задача появится у него в списке. Менеджер и старший смены могут создавать задачи.

Может ли кассир видеть заказы из интернет-магазина? ▼

Да, кассир видит все заказы, поступившие на его кассу (и с терминала, и с интернет-магазина, если заказ привязан к этой кассе). Заказы отображаются в разделе «Заказы» кассового интерфейса.

Как удалить организацию? ▼

Только администратор может удалить организацию. Перейдите в раздел «Организации», нажмите кнопку «Удалить» рядом с нужной организацией. Будьте осторожны – это действие необратимо, все данные (товары, заказы, сотрудники) будут удалены.

Где посмотреть аналитику по продажам? ▼

Аналитика доступна в разделах «Дашборд» и «Отчёт». Администратор видит общие данные по всем организациям, менеджер и старший смены – только по своей организации. В отчёте можно выбрать период и посмотреть динамику, топ товаров и статусы заказов.

📊 Перейти в панель управления 🏠 На главную